15 Reglas para aquellos que aún no logran organizar su día (Spoiler: cómete una rana por la mañana)

El concepto de la gestión del tiempo hoy en día es conocido incluso por los preescolares. Y el asunto va más allá de la moda. Este es un método clave y eficaz para aumentar la productividad independientemente de las esferas de trabajo.

Genial.guru reunió efectivos consejos para aquellos que quieren lograr todo a tiempo, pero no confían en la efectividad de una simple hoja de papel con la lista de tareas diarias. ¿Cómo lo podemos modernizar para que en realidad funcione?

1. Crea una anti-lista de cosas por hacer

No solo te fomentes el hábito de preparar una lista de tareas por hacer (to-do list), sino también una anti-lista. Para esto, en el lado opuesto de la lista anota todos los asuntos de importancia que conseguiste hacer durante el día. Por ejemplo, si lograste realizar tan solo 5 cosas de las 10 planificadas, no es motivo para ponerte triste, ¡ya que cinco tareas adicionales que no formaban parte de la lista original han sido completadas!

2. Agrupa tus asuntos pendientes

Divide la lista de asuntos pendientes en 3 columnas: lo que es obligatorio (urgente), lo que es deseable (a largo plazo) y lo que te gustaría hacer. Tal método te ayudará a mantener un balance entre los objetivos a corto y largo plazo, también no olvidarás aquello que te trae felicidad.

3. No guardes listas viejas de cosas por hacer

Cada tarde, tira la lista vieja, no transfieras la carga de asuntos incumplidos a un nuevo día. Cada día, crea una nueva. Esto influirá de manera positiva en tu sueño.

4. Dos listas son mejor que una

Crea dos listas: una de papel y otra electrónica. En la primera se puede escribir las tareas diarias, y la electrónica podrá completar la función de planificación a largo plazo. De tal manera, en tus manos tendrás tareas que se necesitan completar hoy y en lo restante podrás pensar mañana.

5. Rechaza las reuniones innecesarias

El secreto de los directores es economizar el tiempo en las reuniones. No todas, pero muchas de las cuestiones se pueden resolver a través del correo electrónico. Esto ocupará menos tiempo que las reuniones y las explicaciones verbales.

6. Recrea una cronología

Si quieres probar algo distinto a las listas, puedes crear una rutina diaria. Imagina tu día en forma de historia, planea su cronología. Si colocas en el calendario todas las cosas que debes hacer, podrás notar que algunas de ellas se agrupan de manera exitosa, por ejemplo, ir de compras después de salir del trabajo. Por otro lado, tienes que estar preparado ya que, en la realidad, las rutinas rara vez respetan la precisión matemática: nadie puede cambiar el tránsito vehicular o tratar de no prolongar una reunión.

7. Planifica desde la tarde

Crea una lista de tareas desde el atardecer, así, por la mañana sabrás claramente qué es lo que necesitas hacer.

8. ¡Planifica tu tiempo!

Un consejo para aquellos que planean demasiado o, por el contrario, los que tienen miedo de sobrecargar su día con preocupaciones: no solamente escribas las tareas, sino también el tiempo que tienes asignado para ellas. Gracias a esto, la lista de cosas por hacer será más realista. ¡Y no olvides dejar un tiempo para descansar!

9. Cómete una rana en el desayuno

Primero realiza las tareas más desagradables y difíciles, es decir, “cómete una rana por la mañana”. Esto, por ejemplo, pueden ser los informes fiscales o agendar una cita con el dentista, tal método funciona tanto en la vida personal como en lo profesional. Para obtener más detalles sobre esto y una gran cantidad de métodos sobre la gestión del tiempo, puedes consultar el libro de Brian Tracy ¡Cómete esa rana! 21 modos de dejar de procrastinar y de hacer más en menos tiempo.

10. No sobrecargues tu cerebro

Aprende a mantener en tu mente solamente algunos de los asuntos más importantes. Para el resto existen los planificadores. Esto te permitirá evitar las frecuentes sensaciones de ansiedad.

11. Divide la tarea en elementos

Si para alguna gran tarea, día tras día, no te alcanza el tiempo, las fuerzas o el deseo, divídela en elementos. Lo principal es comenzar. De lo contrario, existe el riesgo de crear un gran cementerio de tareas.

12. Regla “1-3-5”

Prueba el principio “1-3-5”: cada día, planea una tarea que requiera una gran cantidad de esfuerzos, 3 medianos y 5 pequeños. Si lo deseas, puedes modificar la formula “2-2-5”.

13. Rota las tareas

No coloques consecutivamente dos o más tareas del mismo tipo. Es más probable que la segunda no la completes. Rota los asuntos intelectuales, las tareas domésticas monótonas y aquellas que requieran una carga física de trabajo.

14. Escucha detenidamente tus deseos

No te dejes engañar. Por ejemplo, después de completar todos los asuntos importantes, los restantes no los completes de acuerdo con cierto orden, sino a voluntad propia.

15. No te olvides de los estímulos

Prémiate diariamente por completar las tareas. Esto puede ser una taza de té o café con tu libro favorito o una compra extraordinaria. Elógiate al final de cada día si cumpliste con lo planeado.

¿Qué secretos te ayudan a organizar tu día con una máxima efectividad?