9 Secretos de la correspondencia formal que ayudarán a sacar ventaja frente a los demás

Investigaciones estadounidenses mostraron que las personas gastan más de 3 horas diarias revisando sus correos electrónicos laborales y aproximadamente 2 horas viendo sus mensajes personales. Tomando en cuenta el flujo de mensajes que diariamente recibimos, se vuelve evidente que no solo es importante mantener una atmósfera amistosa en los chats y correos laborales, sino también hacer que la correspondencia sea lo más útil para sus participantes.

Nosotros en Genial.guru buscamos recomendaciones que ayudarán a redactar los mensajes diarios y correos electrónicos a colegas, potenciales empleadores y clientes.

1. Al comunicarte con un directivo, agrega los argumentos al final de la conversación

Si tu supervisor te hace una pregunta, en primer lugar, responde directamente, y solo después agrega los argumentos de la repuesta. Vale la pena hacer esto por unas cuantas razones.

• Los directivos son personas ocupadas y frecuentemente prefieren conocer la solución a los problemas y no abundarse de detalles; además, una larga discusión del tema puede causar disgusto.
• Posiblemente el jefe ya tiene una respuesta en mente y coincida con la tuya, entonces no hay razón para llenarlo de detalles.
• Cuando respondes de forma directa, queda claro que estás seguro de tus decisiones y no estás evitando la respuesta. Además, tus palabras se escucharán más convincentes.

2. Sigue la regla de la pirámide en la redacción de correos electrónicos largos

No importa que estés enviando, un currículum, un reporte o las características técnicas del nuevo aire acondicionado de la oficina, intenta seguir la regla de la pirámide descrita en el libro de Barbara Minto The Pyramid Principle.

• En la parte superior, en el encabezado, se coloca la información más importante.
• Todos los apartados deben contener su idea propia.
• Las palabras más importantes son las primeras de cada oración y las ideas más importantes deben concertarse en las primeras oraciones de cada apartado. Precisamente esto es lo que una persona verá si decide leer de pasada tu correo electrónico.
• Las oraciones restantes de cada apartado deben complementar y aclarar la idea, y no contener una nueva afirmación.

3. Valora el tiempo del interlocutor

Si necesitas tiempo para pensar las cosas, es mejor decirle de inmediato a tu interlocutor. Dile que precisamente necesitas tiempo para reflexionar y especifica, aunque sea, una fecha estimada de cuándo podrás responder. Incluso es mejor responder a los correos electrónicos el mismo día. En particular si tienes pensado decirles que puedes proporcionarles la información necesaria o documentos hasta después de unos días.

4. Configura respuestas automáticas

Por supuesto, se puede y se debe de colocar información acerca de tus vacaciones, días de descanso o baja por enfermedad en tu perfil, también debes notificar a tus superiores. Pero, sin duda, para evitar innecesarias llamadas de trabajo preguntado “¿En dónde estás?”, es mejor configurar una respuesta automática en el chat laboral. En ese caso, la persona que te escriba un mensaje verá que no estás en tu lugar de trabajo y no te molestará con llamadas o mensajes de texto innecesarios.

En la respuesta automática, es necesario indicar cuándo estarás disponible y ofrecer una solución para cuestiones urgentes: escribir a un correo específico, ponerse en contacto con atención al cliente o escribirle a un compañero de trabajo indicando sus datos de contacto. Si el mensaje está destinado para clientes potenciales, intenta que el mensaje suene amistoso y no contenga palabras o frases de estilo formal. Puedes agregar un lindo GIF o imagen relacionada con el tema, esto aumentará la probabilidad de que una persona vuelva a ponerse en contacto contigo: según datos estadísticos de Facebook, el 87 % del número total de mensajes con imágenes enviados por marcas tuvieron una respuesta por parte de las personas.

5. Evita las frases con doble sentido y el exceso de emociones

La frase “A ver para cuando” o la abundancia de signos de exclamación en el primer mensaje pueden crear la sensación de que la necesidad de papel de baño requiere de una solución inmediata. Es mejor tratar de evitar el exceso de emociones, humor y todo aquello que pueda interpretarse como doble sentido en las conversaciones.

• Evita utilizar palabras escritas en mayúsculas y signos de exclamación, sino tu interlocutor podría pensar que estás presionándolo.
• Evita las ambigüedades, frases de doble sentido e insinuaciones, ya que pueden arruinar la relación. Incluso una frase como “Un especialista como tú es difícil de encontrar” puede hacer que una persona insegura se sienta insultada.
• En las conversaciones laborales, intenta no escribir frases que no podrías repetirle al director de la empresa. Incluso una frase aparentemente inocente, como “¿Qué clase de oficina tenemos?”, puede no solo ofender a otros empleados, sino también causar descontento en los superiores.

6. No molestes a una persona recordándole sobre tu mensaje

¿Recuerdas la famosa regla sobre las citas, según la cual es mejor no enviarle un mensaje a la persona que te gusta en los primeros 3 días después de su encuentro? Realmente vale la pena adoptarla en el ámbito laboral. Si quieres recordarle sobre ti a un empleador potencial o acordar una fecha para una reunión, se recomienda esperar de 2 a 3 días después del mensaje anterior. Y si necesitas saber si el destinatario recibió el correo, es mejor pedirle que te notifique directamente en el correo y no enviar un recordatorio por separado.

7. Diseña un mensaje en orden inverso

Añade los nombres o direcciones de correo electrónico al final para evitar la embarazosa situación de enviar accidentalmente un correo electrónico incompleto. Y es mejor redactar un mensaje en orden inverso: primero adjunta todos los archivos necesarios, después escribe el mensaje, especifica el asunto (si se trata de un correo electrónico), verifica que los enlaces funcionen y no haya errores. Y solo después de esto añade a los destinatarios.

8. No abuses de la gratitud

No llenes el correo o chat laboral de tu interlocutor de “gracias” adicionales. La excepción son aquellos mensajes que expresan gratitud por la obtención de un mensaje importante (“Gracias, he recibido el contrato”) y palabras realmente sinceras en respuesta a una ayuda o servicio. Si no hay necesidad urgente de agradecer, entonces simplemente puedes escribir “gracias” y un par de frases cordiales en tu siguiente correspondencia.

9. Evita las frases y respuestas triviales

Evita hacer preguntas tipo: “¿Qué tal las vacaciones?”, especialmente si en realidad no te interesa y lo preguntas exclusivamente por cortesía. Pero si esos temas les interesan a la gerencia o importantes clientes, evita dar respuestas banales.

La siguiente recomendación se presta más para la comunicación verbal, pero se puede usar en la correspondencia. Nina Zvereva, autora del libro Reglas de comunicación empresarial. 33 sí y 33 no, aconseja responder a la pregunta “¿Cómo estás?”, de forma corta, sin utilizar más de 10 segundos, pero al mismo tiempo, hacerlo de forma intrigante para que el interlocutor quiera aclarar algo. Por ejemplo, le puedes decir a tu jefe: “¡Bien, Sr. Eugenio! En los últimos dos meses hemos estado trabajando en un fantástico proyecto. Y lo mejor es que nos está yendo bien”. Esta respuesta posiblemente despertará interés hacia ti cómo empleado y, cómo mínimo, le demostrará a tu jefe que en su empresa trabajan personas muy capaces.

Pongámonos un poco creativos juntos. Escribe una respuesta poco estándar a la pregunta banal “¿Cómo estás?” por parte de tu jefe, colega o simplemente amigo o amiga. Tanto respuestas con humor como respuestas serias son bienvenidas.